Namen politike varstva osebnih podatkov je seznaniti učitelje, učence, starše ter ostale zaposlene in obiskovalce naše šole (v nadaljevanju: posameznik), ki sodelujejo z Osnovno šolo bratov Polančičev Maribor (v nadaljevanju: šola) o namenih in pravnih podlagah, varnostnih ukrepih ter pravicah posameznikov glede obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja naša šola.

Cenimo vašo zasebnost, zato vaše podatke vedno skrbno varujemo.

Vaše osebne podatke obdelujemo v skladu z evropsko zakonodajo (Uredba (EU) 2016/697 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o pretoku takih podatkov (v nadaljevanju: Splošna uredba)), veljavno zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov (Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Ur. l. RS, št. 94/07)), drugo zakonodajo, ki nam daje pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov ter našim Pravilnikom o varovanju osebnih podatkov.

Politika varstva osebnih podatkov vsebuje informacije za posameznike, na kak način naša šola kot upravljavec obdeluje osebne podatke, ki jih prejme od posameznika na osnovi pravnih podlag, ki jih opisujemo v nadaljevanju.

Upravljavec

Osnovni podatki o upravljalcu osebnih podatkov:

OŠ bratov Polančičev Maribor
Prešernova ulica 19, 2000 Maribor
www.osbp.si
Ta e-poštni naslov je zaščiten proti smetenju. Za ogled potrebujete Javascript, da si jo ogledate.
Telefon: +386 (0) 2 25 05 140

Pooblaščena oseba

V skladu z določilom 37. člena Splošne uredbe smo za pooblaščeno osebo za varstvo podatkov imenovali družbo:

DATAINFO.SI, d.o.o.
Tržaška cesta 85, SI-2000 Maribor
www.datainfo.si
Ta e-poštni naslov je zaščiten proti smetenju. Za ogled potrebujete Javascript, da si jo ogledate.
telefon: +386 (0) 2 620 4 300

Osebni podatki

Osebni podatek pomeni katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom (v nadaljnjem besedilu: posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki); določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika.

Nameni obdelave in podlage za obdelavo podatkov

Šola zbira in obdeluje vaše osebne podatke na naslednjih pravnih podlagah:

• obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
• obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;
• obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
• obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov;
• posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
• obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe.

Izpolnitev zakonske obveznosti oziroma opravljanje naloge v javnem interesu

S tem, ko vpišete vašega otroka v našo šolo, lahko šola na osnovi določil v zakonu obdeluje določene osebne podatke. Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov je tako lahko Zakon o osnovni šoli in pripadajoči podzakonski akti, ki natančneje opredeljujejo obdelavo osebnih podatkov.

Vsi veljavni predpisi s področja izobraževanja so zbrani na spletni strani pristojnega ministrstva.

Šola na podlagi zakonske obveznosti obdeluje predvsem naslednje vrste osebnih podatkov: ime in priimek, spol, datum rojstva, EMŠO, kraj, občino in državo rojstva, podatke o starših, državljanstvo, prebivališče, splošni učni uspeh, opravljeni izpiti itd.

V omejenih primerih je v šoli možna obdelava osebnih podatkov tudi na osnovi javnega interesa.

Izvajanje pogodbe

V primeru, ko s šolo sklenete določeno pogodbo, ta predstavlja pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov pogodba. Vaše osebne podatke moramo obdelovati za sklenitev in izvajanje pogodbe. Če posameznik osebnih podatkov ne posreduje, šola ne more skleniti pogodbe, prav tako vam šola ne more izvesti storitve oziroma dostaviti blaga ali drugih produktov v skladu s sklenjeno pogodbo, saj nima potrebnih podatkov za izvedbo. Ravno tako smemo na podlagi Zakona o elektronskih komunikacijah pogodbene stranke obveščati o vsebinah, storitvah in izdelkih. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov in prekliče prejemanje sporočil preko povezave za odjavo v prejetem sporočilu, ali kot zahtevek po elektronski pošti na Ta e-poštni naslov je zaščiten proti smetenju. Za ogled potrebujete Javascript, da si jo ogledate. ali z redno pošto na naslov šole.

Zakoniti interes

Uveljavljanje pravne podlage zakonitega interesa je omejena za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog. Vseeno pa lahko šola osebne podatke obdeluje tudi na podlagi zakonitega interesa, za katerega si šola prizadeva v omejenem obsegu. Slednje ni dopustno, kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov. V primeru uporabe zakonitega interesa šola vedno opravi presojo skladno s Splošno uredbo.

Tako lahko posameznike občasno obveščamo o storitvah, dogodkih, izobraževanjih, ponudbah in drugih vsebinah preko elektronske pošte, preko telefonskih klicev in po navadni pošti. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov in prekliče prejemanje sporočil preko povezave za odjavo v prejetem sporočilu, ali kot zahtevek po elektronski pošti na Ta e-poštni naslov je zaščiten proti smetenju. Za ogled potrebujete Javascript, da si jo ogledate. ali z redno pošto na naslov šole.

Obdelava na podlagi privolitve

V kolikor šola nima pravne podlage izkazane na osnovi zakona, opravljanja javne naloge, pogodbene obveznosti ali zakonitega interesa, sme posameznika zaprositi za privolitev. Tako lahko obdeluje določene osebne podatke posameznika tudi za naslednje namene, kadar posameznik poda za to soglasje:

• objava imena in priimka za namene obveščanja na oglasni deski,
• naslov elektronske pošte za namen obveščanja in komunikacije,
• fotografije, video posnetki in druge vsebine, ki se nanašajo na posameznika (npr. dosežki otrok, učencev, dijakov) za namene dokumentiranja aktivnosti in obveščanja javnosti o delu in dogodkih v šoli;
• druge namene, za katere se posameznik strinja s privolitvijo.

Če posameznik poda soglasje za obdelavo osebnih podatkov in sedaj tega več ne želi, lahko zahteva prekinitev obdelave osebnih podatkov z zahtevkom po elektronski pošti na Ta e-poštni naslov je zaščiten proti smetenju. Za ogled potrebujete Javascript, da si jo ogledate. ali z redno pošto na naslov šole.

Hramba in izbris osebnih podatkov

Šola bo hranila osebne podatke le toliko časa, dokler bo to potrebno za uresničitev namena, zaradi katerega so bili osebni podatki zbrani in obdelovani. V kolikor šola podatke obdeluje na podlagi zakona, jih bo šola hranila za obdobje, ki ga predpisuje zakon. Pri tem se nekateri podatki hranijo za časa izobraževanja v šoli, nekatere podatke pa je treba hraniti trajno.

Osebne podatke, ki jih šola obdeluje na osnovi pogodbenega odnosa s posameznikom, šola hrani za obdobje, ki je potrebno za izvršitev pogodbe in še 6 let po njenem prenehanju, razen v primerih, ko pride med posameznikom in šolo do spora v zvezi s pogodbo. V takem primeru hrani šola podatke še 5 let po pravnomočnosti sodne odločbe, arbitraže ali sodne poravnave ali, če sodnega spora ni bilo, 5 let od dneva mirne razrešitve spora.

Tiste osebne podatke, ki jih šola obdeluje na podlagi osebne privolite posameznika ali zakonitega interesa, bo šola hranila do preklica privolitve ali do zahteve do izbrisa podatkov. Po prejemu preklica ali zahteve za izbris se podatki izbrišejo najkasneje v 15 dneh. Šola lahko te podatke izbriše tudi pred preklicem, kadar je bil dosežen namen obdelave osebnih podatkov ali če tako določa zakon.

Izjemoma lahko šola zavrne zahtevo za izbris iz razlogov iz Splošne uredbe, kot so našteti: uresničevanje pravice do svobode izražanja in obveščanja, izpolnjevanje pravne obveznosti obdelave, razlogi javnega interesa na področju javnega zdravja, nameni arhiviranja v javnem interesu, znanstveno- ali zgodovinskoraziskovalne nameni ali statistični nameni, izvajanje ali obramba pravnih zahtevkov.

Po preteku obdobja hrambe upravljavec osebne podatke učinkovito in trajno izbriše ali anonimizira, tako da jih ni več mogoče povezati z določenim posameznikom.

Pogodbena obdelava osebnih podatkov in iznos podatkov

Šola lahko za posamezne obdelave osebnih podatkov na osnovi pogodbe o pogodbeni obdelavi zaupa pogodbenemu obdelovalcu. Pogodbeni obdelovalci lahko zaupane podatke obdelujejo izključno v imenu upravljavca, v mejah njegovega pooblastila, ki je zapisan v pisni pogodbi oziroma drugem pravnem aktu in skladno z nameni, ki so opredeljeni v tej politiki zasebnosti.

Pogodbeni obdelovalci, s katerimi sodeluje ponudnik so predvsem:

• računovodske storitve in drugi ponudniki pravnega ter poslovnega svetovanja;
• vzdrževalci infrastrukture (videonadzor, varnostne, čistilne storitve);
• vzdrževalci informacijskih sistemov;
• ponudniki e-poštnih storitev in ponudniki programske opreme, storitev v oblaku (npr. Arnes, Microsoft, Google);
• ponudniki družabnih omrežij in spletnega oglaševanja (Google, Facebook, Instagram ipd.).

Šola v nobenem primeru ne bo posredovala osebnih podatkov posameznika tretjim nepooblaščenim osebam.

Pogodbeni obdelovalci smejo osebne podatke obdelovati zgolj v okviru navodil šole in osebnih podatkov ne smejo uporabiti za katerekoli druge namene.

Organizacija kot upravljavec in njeni zaposleni osebnih podatkov ne iznašajo v tretje države (izven držav članic Evropskega gospodarskega prostora – članice EU ter Islandija, Norveška in Liechtenstein) in v mednarodne organizacije, razen v ZDA, pri so čemer razmerja s pogodbenimi obdelovalci iz ZDA urejena na podlagi standardnih pogodbenih klavzul (tipske pogodbe, ki jih je sprejela Evropska komisija) in/ali zavezujočih poslovnih pravil (ki jih sprejme organizacija in potrdijo nadzorni organi v EU).

Piškotki

Spletna stran šole deluje s pomočjo t.i. piškotkov. Piškotek (angl. cookie) je datoteka, ki shrani nastavitve spletnih strani. Spletna mesta piškotke shranijo v naprave uporabnikov, s katerimi dostopajo do interneta z namenom prepoznavanja posameznih naprav in nastavitev, ki so jih uporabniki uporabili pri dostopu. Piškotki omogočajo spletnim stranem prepoznavanje, če je uporabnik že obiskal to spletno mesto in pri naprednih aplikacijah se lahko z njihovo pomočjo ustrezno prilagodijo posamezne nastavitve. Njihovo shranjevanje je pod popolnim nadzorom brskalnika, ki ga uporablja uporabnik – ta lahko shranjevanje piškotkov po želji omeji ali onemogoči.

Piškotki so temeljnega pomena za zagotavljanje uporabniku prijaznih spletnih storitev. Uporabljajo se za shranjevanje podatkov o stanju posamezne spletne strani, pomagajo pri zbiranju statistik o uporabnikih in obiskanosti spletnega mesta, itd. S pomočjo piškotkov lahko torej ocenimo učinkovitost zasnove našega spletnega mesta.

Za potrebe spletne strani osbp.si lahko uporabljamo naslednje piškotke:

1. Nujno potrebni piškotki za delovanje spletne strani

Sejni piškotek

Piškotek	Trajanje	Namen
__PHPSESSID (naključni ID)	seja	Delovanje sistema za prikaz vsebin.

Nujen za delovanje sistema za urejanje in prikaz vsebin. Ta piškotek skrbi za pravilen sprejem elektronskih sporočil in vsebin na spletni strani. Piškotek se izbriše, ko uporabnik odide s spletne strani.

Sejni piškotki sistema Moodle

Piškotek	Trajanje	Namen
MoodleSession	seja	Delovanje sistema e-učilnic.
MoodleSessionTest	seja	Delovanje sistema e-učilnic.
MOODLEID_	seja	Delovanje sistema e-učilnic.

Nujni za delovanje sistema Moodle in za urejanje in prikaz vsebin. Ti piškotki skrbijo za pravilen sprejem elektronskih sporočil in vsebin na spletni strani. Piškotki se izbrišejo, ko uporabnik odide s spletne strani.

2. Piškotki tretjih strani

Google Analytics

Piškotek	Trajanje	Namen
__utma	2 let	Razlikuje uporabnike od sej.
__utmb	30 min	Ugotovi nove obiske.
__utmc	Čas seje	Potreben za združljivost skripte za nazaj.
__utmz	6 mesecev	Nosi informacijo o izvoru prometa.
__utmv	2 leti	Shranjuje splošne podatke o obiskovalcu.

S pomočjo teh piškotkov beležimo statistiko obiskovalcev. Ti piškotki ne vsebujejo nobenih osebnih informacij, služijo le za zagotavljanje unikatnosti obiskov. Preberite več o Google Analytics piškotkih, njihovem namenu in trajanju.

Če želite, lahko blokirate le storitve Google Analytics.

Google maps

Piškotek	Trajanje	Namen
NID	6 mesecev	Uporabljen za prikaz vtičnika Google Maps
PREF	2 leti	Uporabljen za prikaz vtičnika Google Maps
testcookie	seja	Uporabljen za prikaz vtičnika Google Maps
khcookie	seja	Uporabljen za prikaz vtičnika Google Maps
SNID	6 mesecev	Uporabljen za prikaz vtičnika Google Maps

Na naši spletni strani uporabljamo storitve Google Maps za prikaz geografskih lokacij. Več informacij o piškotkih in politiki zasebnosti podjetja Google.

Youtube

Piškotek	Trajanje	Namen
PREF	10 let	Prikaz video vsebin s portala Youtube.com
VISITOR_INFO1_LIVE	240 dni	Prikaz video vsebin s portala Youtube.com
use_hitbox	seja	Prikaz video vsebin s portala Youtube.com

Na naši spletni strani uporabljamo storitve Youtube za prikaz video vsebin. Več informacij o piškotkih in politiki zasebnosti podjetja Google.

Facebook

Piškotek	Trajanje	Namen
Reg_fb_gate	seja	URL prve obiskane strani.
Reg_fb_ref	seja	Url zadnje obiskane strani.
Isd	seja	Zaščita pred CSRF napadi.
Reg_ext_ref	seja	Izvor prometa, prva obiskana spletna stran.
wd	seja	Dimenzije okna.
datr	2 leti	Zaščita pred spamom in zlorabami v Facebook računih.

Omenjeni piškotki se uporabljajo za delovanje vtičnikov omrežja Facebook.

Kako upravljati s piškotki?

Večina spletnih brskalnikov omogoča, da nastavite vaše piškote. Piškotke lahko zavrnete ali jih sprejmete s funkcijo, vgrajeno v spletne brskalnike. Če piškotke zavrnete, lahko naprej uporabljate našo spletno stran, vendar določene podstrani ne bodo delovale.

V nadaljevanju se nahajajo povezave do navodil, kako lahko izključite piškotke na vašem spletnem brskalniku.

• Mozilla Firefox
• Internet Explorer
• Chrome
• Safari

Menjava nastavitev piškotkov

• Odstrani privolitev za uporabo piškotkov

Shranjevanje in upravljanje piškotkov je pod popolnim nadzorom brskalnika, ki ga uporablja uporabnik. Brskalnik lahko shranjevanje piškotkov po želji omeji ali onemogoči. Piškotke, ki jih je brskalnik shranil, lahko tudi izbrišete, navodila najdete na spletnih straneh posameznega brskalnika.

Varovanje podatkov in točnost podatkov

Šola skrbi za informacijsko varnost in varnost infrastrukture (prostorov in aplikativno sistemske programske opreme). Naši informacijski sistemi so med drugim zaščiteni s protivirusnimi programi in požarnim zidom. Uvedli smo ustrezne organizacijsko tehnične varnostne ukrepe, namenjene varstvu vaših osebnih podatkov pred naključnim ali nezakonitim uničenjem, izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkrivanjem ali dostopom ter pred drugimi nezakonitimi in nepooblaščenimi oblikami obdelave. V primeru posredovanja posebnih vrst osebnih podatkov, jih posredujemo v šifrirani obliki in zaščitene z geslom.

Sami ste odgovorni, da nam svoje osebne podatke posredujete varno in da so posredovani podatki točni in verodostojni. Trudili se bomo, da bodo vaši osebni podatki, ki jih obdelujemo, točni in po potrebi ažurirani, občasno se lahko na vas obrnemo za potrditev točnosti vaših osebnih podatkov.

Pravice posameznika glede obdelave podatkov

V skladu s Splošno uredbo ima posameznik sledeče pravice iz varstva osebnih podatkov:

• Zahtevate lahko informacije o tem, ali imamo osebne podatke o vas in, če je tako, katere podatke imamo ter na kakšni podlagi jih imamo in zakaj jih uporabljamo.
• Zahtevate dostop do svojih osebnih podatkov, kar vam omogoča, da prejmete kopijo osebnih podatkov, ki jih imamo o vas ter preverite, ali jih obdelujemo zakonito.
• Zahtevate  popravke osebnih podatkov, kot je popravek nepopolnih ali netočnih osebnih podatkov.
• Zahtevate izbris vaših osebnih podatkov, kadar ni razloga za nadaljnjo obdelavo oziroma kadar uveljavljate svojo pravico do ugovora glede nadaljnje obdelave.
• Ugovarjate nadaljnji obdelavi osebnih podatkov, kjer se zanašamo na zakoniti poslovni interes (tudi v primeru zakonitega interesa tretje osebe), kadar obstajajo razlogi, povezani z vašim posebnim položajem; ne glede na določilo prejšnjega stavka imate pravico kadarkoli ugovarjati, če obdelujemo vaše osebne podatke za namene neposrednega trženja.
• Zahtevate omejitev obdelave vaših osebnih podatkov, kar pomeni prekinitev obdelave osebnih podatkov o vas, na primer, če želite, da ugotovimo njihovo točnost ali preverimo razloge za njihovo nadaljnjo obdelavo.
• Zahtevate prenos vaših osebnih podatkov v strukturirani elektronski obliki k drugemu upravljavcu, v kolikor je to mogoče in izvedljivo.
• Prekličete privolitev oziroma soglasje, ki ste ga podali za zbiranje, obdelavo in prenos vaših osebnih podatkov za določen namen; po prejemu obvestila, da ste umaknili svojo privolitev, bomo prenehali obdelovati vaše osebne podatke za namene, ki ste jih prvotno sprejeli, razen če nimamo druge zakonite pravne podlage za to, da to storimo zakonito.

Če želite uveljavljati katero koli od prej navedenih pravic, pošljite zahtevek po elektronski pošti na Ta e-poštni naslov je zaščiten proti smetenju. Za ogled potrebujete Javascript, da si jo ogledate. ali z redno pošto na naslov šole: OŠ bratov Polančičev Maribor, Prešernova ulica 19, 2000 Maribor.

Dostop do vaših osebnih podatkov in uveljavljene pravic je za vas brezplačno. Vendar pa lahko zaračunamo razumno plačilo, v kolikor je zahteva posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, očitno neutemeljena ali pretirana, zlasti če se ponavlja. V takšnem primeru lahko  zahtevo tudi zavrnemo.

V primeru uveljavljanja pravic iz tega naslova bomo morda morali od vas zahtevati določene informacije, ki nam bodo pomagale pri potrditvi vaše identitete, kar je le varnostni ukrep, ki zagotavlja, da se osebni podatki ne razkrijejo nepooblaščenim osebam.

Pri uveljavljanju pravic iz tega naslova lahko uporabite tudi obrazec Informacijskega pooblaščenca.

V primeru, da menite, da so vaše pravice kršene, se lahko obrnete za zaščito ali pomoč na nadzorni organ oz. na informacijskega pooblaščenca.

 Če imate kakršnakoli vprašanja v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov, se lahko vedno obrnete na nas.

Objava sprememb

Vsaka sprememba naše politike o varstvu osebnih podatkov bo objavljena na naši spletni strani. Z uporabo spletne strani posameznik potrjuje, da sprejema in soglaša s celotno vsebino te politike varstva osebnih podatkov.

Politiko varstva osebnih podatkov je sprejela ravnateljica, Brigita Smogavec, dne, 25. 9. 2018.